Politique de confidentialité

Comment Multiply recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels, et comment exercer vos droits.

1. Qui nous sommes et à quoi s’applique cette politique

Multiply (« Multiply », « nous ») est une entreprise montréalaise qui offre des services de suivi des leads, de centre d’appels et de prospection aux entreprises. Notre adresse est le 6945, rue Saint-Jacques, Montréal (Québec) H4B 1V3.

Nous traitons des renseignements personnels dans deux rôles différents :

• Pour nos propres besoins, par exemple lorsque vous visitez notre site Web, remplissez un formulaire, postulez un emploi ou faites affaire avec nous. Multiply est responsable de ces renseignements et la présente politique s’y applique.
• Au nom de nos clients, lorsque nous appelons des personnes, leur textons ou leur écrivons pour une entreprise qui a retenu nos services. Dans ce cas, l’entreprise cliente est responsable des renseignements. Nous les utilisons seulement pour fournir le service demandé, en vertu d’une entente écrite, et la politique de confidentialité du client s’applique aussi. Si vous avez une question sur des renseignements que nous traitons pour l’un de nos clients, vous pouvez communiquer avec nous et nous transmettrons votre demande à cette entreprise.

Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (modifiée par la Loi 25), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et, lorsque nous communiquons avec des personnes aux États-Unis, la Telephone Consumer Protection Act (TCPA).

2. Renseignements que nous recueillons

• Formulaires du site Web : nom, courriel professionnel, numéro de téléphone, entreprise, secteur, volume de leads et tout message que vous rédigez.
• Candidatures : nom, courriel et le CV que vous téléversez.
• Infolettre : votre adresse courriel et votre consentement.
• Communications : dossiers des appels, textos et courriels échangés avec nous, y compris les consentements et les désabonnements. Les appels peuvent être enregistrés à des fins de qualité et de formation; nous vous en informons lorsque c’est le cas.
• Renseignements techniques : adresse IP, type de navigateur et d’appareil, et pages consultées, recueillis au moyen de témoins (cookies) et de technologies semblables (voir la section 8).
• Pour nos clients : les coordonnées et les renseignements qu’un client nous fournit sur ses leads ou ses clients, et les réponses données pendant les appels.

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire aux fins décrites ci-dessous.

3. Comment nous les utilisons

• Pour répondre à vos demandes et fournir nos services
• Pour fixer des rendez-vous et envoyer des communications liées au service
• Pour évaluer les candidatures
• Pour envoyer notre infolettre ou des messages promotionnels, seulement si vous avez accepté de les recevoir
• Pour former nos agents et contrôler la qualité
• Pour assurer la sécurité de nos systèmes et améliorer notre site Web
• Pour respecter nos obligations légales

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à d’autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet.

4. Consentement

Nous demandons votre consentement au moment de recueillir vos renseignements, sauf lorsque la loi permet de faire autrement. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, par exemple en vous désabonnant de nos courriels, en répondant ARRÊT à un texto ou en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait du consentement peut nous empêcher de fournir un service que vous avez demandé.

5. Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous les communiquons seulement :

• à des fournisseurs de services qui nous aident à exploiter notre entreprise, comme des services d’hébergement, des plateformes de téléphonie et de textos, des outils de CRM et de courriel. Ils sont liés par des ententes écrites qui limitent l’utilisation des renseignements et les obligent à les protéger;
• à l’entreprise cliente au nom de laquelle nous avons communiqué avec vous;
• lorsque la loi l’exige ou pour protéger nos droits.

Les numéros de téléphone et les consentements aux textos ne sont jamais communiqués à des tiers ou à des sociétés affiliées pour leur propre marketing.

6. Renseignements conservés à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs peuvent conserver ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Les détails sur nos fournisseurs et l’endroit où ils conservent les données sont offerts sur demande. Avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons s’ils bénéficieront d’une protection adéquate, comme l’exige la Loi 25.

7. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou plus longtemps si la loi l’exige. Pour les renseignements que nous traitons au nom de nos clients, les durées de conservation sont fixées dans chaque entente client. Notre calendrier de conservation est offert sur demande. Ils sont ensuite détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

8. Témoins et suivi

Notre site Web utilise des témoins nécessaires à son fonctionnement. Avec votre consentement, nous utilisons aussi des outils d’analyse et de publicité, comme Google Analytics et la balise LinkedIn Insight, pour comprendre l’utilisation du site et mesurer nos campagnes. Ces outils sont désactivés tant que vous ne les acceptez pas, et vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du lien de paramètres des témoins au bas de chaque page.

9. Comment nous les protégeons

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment le contrôle des accès, le chiffrement en transit et au repos, des ententes de confidentialité et de la formation pour notre équipe. Nos agents n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires à chaque appel.

10. Vos droits

Sous réserve de la loi, vous avez le droit :

• de savoir si nous détenons des renseignements personnels sur vous et d’y accéder;
• de faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
• de retirer votre consentement;
• de demander que nous cessions de diffuser vos renseignements ou que nous les désindexions, lorsque la loi le permet;
• de recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour faire une demande, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous répondrons par écrit dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou, pour les questions relevant de la loi fédérale, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

11. Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité survient, nous prenons des mesures pour réduire le risque de préjudice. S’il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents.

12. Notre gouvernance en matière de protection des renseignements personnels

• Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la protection des renseignements chez Multiply.
• Les rôles et les accès sont définis pour chaque membre de l’équipe, et notre équipe est formée sur la protection des renseignements personnels et sur les règles applicables aux appels, aux textos et aux courriels.
• Nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée avant de lancer de nouveaux projets impliquant des renseignements personnels et avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec.
• Nous appliquons des règles de conservation et de destruction, et traitons les demandes d’accès et les plaintes selon un processus documenté.
• Nous tenons un registre des incidents de confidentialité et révisons nos pratiques régulièrement.

Plus de détails sur nos pratiques de sécurité sont offerts aux clients et aux prospects sur demande.

13. Joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels

Philippe Lebel, directeur des opérations et responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : philippel@multiplys.ca
Adresse : 6945, rue Saint-Jacques, Montréal (Québec) H4B 1V3

14. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. En cas de changement important, nous publierons un avis sur notre site Web.